Svar på top 4 spørgsmål om, hvordan du bedst kommunikerer med dine kinesiske forretningspartnere

Ovenstående er spørgsmål, som vi rigtig tit får fra deltagerne på vores workshops om kinesisk kultur.

Læs med her og få svarene fra adm. direktør i C3 Consulting, Annette Dahl.

Med en MA i kinesisk, kultur og kommunikation og mere end 20 års praktisk Kina-erfaring er Annette i dag en af Danmarks førende eksperter på kinesisk forretningskultur.

1. Kan jeg regne med, at ”ja” altid betyder ”ja” i Kina?

Kort sagt: Nej, det kan du ikke!

På kinesisk har man ikke et entydigt ”JA” eller et entydigt ”NEJ” som en del af ordforrådet. Sproget er farvet af den kinesiske kultur, som har et stort fokus på at bevare harmonien. Og en måde at bevare harmonien på er ikke at kritisere, ikke at stille spørgsmål, ikke at sige direkte ”nej, det kan vi ikke”, ”det forstår jeg ikke” eller ”jeg synes vi skal i en anden retning”.

Det betyder ikke, at dine kinesiske samarbejdspartnere ikke kan sige NEJ. De gør det bare på en mere indirekte måde, end vi er vant til i Danmark. 

I Kina spiller den sammenhæng eller kontekst, som  en samtale finder sted i, en langt større rolle end i Danmark.  Hvor kommunikationen i Danmark typisk er ”lav-kontekst” – dvs. hovedparten af budskabet ligger i de ord, der bliver sagt –  er den i Kina typisk ”høj-kontekst”.  ”Konteksten” er fx hvem der er til stede under samtalen,  de pågældendes relationer til hinanden,  stemningen, kropssproget, etc.  En stor del af budskabet ligger altså ikke i de ord, der bliver sagt, men i alt det, der ligger udenom:  Konteksten.

Så hvordan finder du ud af, om en kinesisk samarbejdspartner faktisk er tilfreds med en ny beslutning, proces eller deadline?

Du lærer at læse mellem linjerne og være opmærksom på konteksten, så du kan afkode, hvad der i virkeligheden bliver sagt.

Et godt sted at starte er at gå i dybden og stille masser af uddybende spørgsmål.  Når du er i Kina, så del møder op i gruppemøder, hvor du informerer, og en-til-en møder, hvor du selv får input. Du vil som regel få nogle helt andre ting at vide under fire øjne end på de større møder.

Og husk, at hverken kinesere eller danskere har patent på den ”rigtige” måde at sige ”ja” og ”nej” på – vi gør det bare på forskellige måder!

2. Hvordan foretrækker kineserne rent praktisk at kommunikere?

Det kommer helt an på, hvad der er formålet med kommunikationen.

Face-to-face-møder er nyttige i forhold til at skabe gode relationer, hvilket er essentielt, når du arbejder i Kina. Her kan I opbygge tillid og sætte ansigter på hinanden.

Hvis det er møder med mange deltagere, så forvent ikke at få særlig meget information fra dine kinesiske kollegaer eller partnere – risikoen for at tabe ansigt vil typisk være for stor. Igen: Har du brug for information, så hold hellere møder i mindre grupper, eller mød din kollega/samarbejdspartner en-til-en.

Når du kommunikerer pr. e-mail, er det mere indirekte end ved face-to-face-møder, så det er nemmere for dig at få informationer.

Hvis du mangler hurtige svar på nogle udfordringer eller spørgsmål, så er det tit mere effektivt at chatte end at sende en e-mail. Chatfunktionerne er meget populære i Kina, og de er endnu mere uformelle og indirekte end almindelige e-mails. Du kan bruge chatfunktionerne på fx Messenger. Eller endnu bedre: Brug nogle af de chatfora, der er mest udbredte i Kina – fx QQ, Weibo og WeChat.

De kinesiske chatfora minder lidt om Facebook. Men hvor mange danskere især bruger Facebook privat, bruges fx WeChat også i arbejdsmæssig sammenhæng. Mange kinesere er på WeChat via deres mobil morgen og aften, når de sidder i metroen eller taxaen på vej til og fra arbejde. Her svarer de på hurtige spørgsmål og afklarer småting i et projekt eller samarbejde.

WeChat passer rigtig godt ind i det kinesiske ”Fast speed” samfund, hvor der skal handles hurtigt, og mange kinesere synes simpelthen det går for langsomt, når man kommunikerer via mail!

Så download app’en WeChat og tilføj dine kinesiske kollegaer og samarbejdspartnere. På den måde kan du på én og samme tid opbygge relationer og sikre dig en hurtig og god kommunikation.

Husk altså at tænke bredt og kreativt, når du kommunikerer med kinesiske kolleger og partnere – og vær bevidst om hvilke kommunikationskanaler, der egner sig til hvilke formål.

3. Hvordan undgår jeg at lave fejl, når jeg skriver e-mails til mine kinesiske kollegaer?

Du behøver ikke være meget formel i dine mails til kinesiske kollegaer, og det er fint at indlede med ”Hi” eller ”Dear”.

Når du mailer første gang, så brug hele det kinesiske navn. Når din kollega svarer tilbage, så læg mærke til hvilket kinesisk eller engelsk navn han/hun selv bruger i signaturen, og brug det fremover. Traditionelt bruger man hele det kinesiske navn, især hvis man ikke kender hinanden så godt. Men hvis din kollega selv underskriver med bare en del af sit navn, kan du også nøjes med det.

Indled gerne mailen med 1-2 sætninger om, hvordan det går. Fx ”Is it still hot where you live?” eller ”Did you enjoy the moon festival?” Det er med til at opbygge relationen til din kollega.

Følg generelt princippet ”Keep it simple”.  Undgå fx indskudte sætninger, parenteser og alenlange sætninger.

Hvis du skriver for at opnå en form for handling, så formuler det som en “task” i punktform. Skriv en specifik deadline og forklar, hvordan du vil følge op på jeres aftaler. Du kan fx sige, at deadline er om 2 uger, og at du følger op et par gange inden da.

Hvis det er en kompleks sag, kan du sagtens ringe et par timer efter, at mailen er sendt. Det er ganske normalt at gøre i Kina. På den måde kan du følge op, gentage hvad der er blevet sagt, og sikre dig at opgaven er forstået.

4. Hvordan giver jeg mine kinesiske kollegaer konstruktiv kritik, uden at jeg eller de taber ansigt?

Det vigtigste er, at du kommer med kritik eller feedback under fire øjne – i stedet for til et åbent møde, hvor der er langt mere på spil for din kinesiske kollega.

Forsøg også at pakke den kritiske del ind, når du giver feedback. Brug fx den såkaldte ”sandwich-metode”: Start med at sige noget positivt, kom så med kritikken og slut af med noget positivt igen. Selvom metoden ikke er specifikt kinesisk, er den rigtig udbredt i Kina.

De fleste kinesere er selv meget indirekte, når de kommer med kritik. Derfor er de også dygtige til at afkode, når der bliver sagt noget kritisk – selvom det kun ligger mellem linjerne, og en ’typisk dansker’ aldrig ville opdage det kritiske budskab!

Vil du vide mere om, hvordan du kommunikerer effektivt med dine kinesiske forretningspartnere?

• Læs om vores skræddersyede kinesiske kulturtræning og workshops
• Kontakt os for en snak om, hvordan vi matcher dit eller din organisations behov for kinesisk kulturtræning
• Læs mere her om, hvordan vi i C3 arbejder med kultur og kulturelle forskelle
• Få mere inspiration: Følg os på LinkedIn eller tilmeld dig vores nyhedsbrev i formularen herunder