Dansk feedback-kultur set indefra og udefra

– Plus 5 råd til, hvordan I kan skabe en kulturelt intelligent feedback-kultur

Feedback kan udvikle og motivere medarbejdere, løse problemer, forbedre processer – og skabe ekstremt stor værdi for en virksomhed på nærmest alle planer.

Hvis din virksomhed altså har en feedback-kultur, der fungerer!

Men det kan være en lang og sej proces at skabe en velfungerende feedback-kultur.

Og hvis din virksomhed opererer på tværs af landegrænser eller har ansatte med forskellige kulturelle baggrunde, bliver det endnu mere komplekst. For der er vidt forskellige traditioner for, hvornår og hvordan du bør give feedback i forskellige arbejdskulturer verden over.

I blogindlægget her sætter vi spot på den rolle, feedback spiller i dansk arbejdskultur.

Vores fokus er på den feedback, du som leder giver til dine medarbejdere (feedback fra medarbejder til leder og mellem kolleger er også interessant, men må vente til et andet blogindlæg!).

Først undersøger vi dansk feedback-kultur set indefra – altså som danske ledere og medarbejdere selv forstår og oplever den.

Så undersøger vi dansk feedback-kultur set udefra – som den bliver oplevet af internationale medarbejdere, der samarbejder med danskere.

Vi slutter af med 5 råd til, hvordan I som virksomhed kan skabe en kulturelt intelligent feedback-kultur.

Dansk feedback-kultur set indefra

Så hvordan ser dansk feedback-kultur ud set indefra – altså som danske ledere og medarbejdere forstår og oplever den?

Det har vi i C3 gravet dybt for at finde ud af. Vi har været omkring bøger og artikler, talt med feedback-eksperter, lavet uformelle interviews i vores netværk og forhørt os på de sociale medier. 

Ikke overraskende er der masser af variationer i feedback-kulturen på tværs af brancher, fag, virksomheder og teams. For slet ikke at snakke om forskelle mellem de enkelte lederes personlighed, kompetencer og foretrukne ledelsesstil.

Når det er sagt, er der også nogle klare, gennemgående træk. Dem kan du læse om herunder.

'Intet nyt er godt nyt'

Tillid, lighed og 'frihed under ansvar' er vigtige værdier på danske arbejdspladser.

Det er samtidig værdier, som kan betyde, at ledere i Danmark ikke blander sig i medarbejderes arbejdsopgaver.

Når du som dansk leder har givet en medarbejder en opgave, forventer du, at medarbejderen selv kører videre med opgaven.

Du har som udgangspunkt tillid til, at medarbejderen løser opgaven godt. Hvis du opdager, at medarbejderen har lavet en fejl, så siger du til. Men ellers er det er op til medarbejderen selv at vende tilbage til dig, hvis han/hun har spørgsmål eller behov for feedback. 

'Intet nyt er godt nyt' gælder på den måde begge veje:

• Hvis du som dansk chef ikke hører fra en medarbejder, går du ud fra, at medarbejderen ikke har behov for feedback.
• Hvis du som dansk medarbejder ikke hører fra din chef, går du ud fra, at chefen synes, du gør dit arbejde godt.

Og trives danske medarbejdere så med den feedback-model?

Mange gør.

Fordi det for mange danske medarbejdere er en god ting, at du får ansvar for at køre videre med opgaverne selv. Og modsat en dårlig ting, hvis din chef konstant blander sig i dine opgaver – for har chefen ikke tillid til, at du selv kan klare opgaverne?

Hvis du har brug for feedback på en opgave, hiver du selv fat i din chef. Og så afklarer du og chefen tingene hen ad vejen. Helst ikke sådan, at chefen udstikker detaljerede instrukser om, hvad næste skridt er. Langt hellere sådan, at chefen coacher dig til selv at finde ud af, hvordan du kommer videre.

Så feedback fra chef til medarbejder klares løbende i hverdagen, på medarbejderens initiativ, når han/hun har behovet.

Meget gerne i en uformel tone og allerhelst med lidt humor også. For det passer rigtig godt til den danske værdi, at vi alle er lige og altid skal have en ligeværdig dialog. Også selvom den ene tilfældigvis har en cheftitel og den anden ikke har!

Men der er også danske medarbejdere, der er knap så begejstrede for 'Intet nyt er godt nyt'-modellen.

De er frustrerede over, at de kun hører fra chefen, når de har lavet fejl. De føler ikke, de bliver anerkendt for deres indsats. Og de oplever det som stressende, at deres leder ikke udstikker klarere rammer og retning for arbejdsopgaverne.

Negativ feedback gives bedst på tomandshånd – og er måske mindre direkte, end dansk arbejdskultur har ry for

Danskere har ry for at sige tingene meget direkte, også i arbejdssammenhæng.

Og med rette. For sammenlignet med den foretrukne kommunikationsstil i store dele af verden er den typiske danske stil MEGET direkte.

Det gælder helt sikkert også for den feedback ifm. den daglige opgaveløsning, vi har set på indtil nu.

Men hvad nu, hvis den danske chef faktisk er rigtig utilfreds – og måske endda utilfreds med en medarbejders generelle performance?

Her skal vi sætte spot på et mindre kendt hjørne af dansk arbejdskultur: Konfliktskyheden.

For godt nok elsker de fleste danske ledere og medarbejdere at sige tingene direkte.

Men når vi taler negativ feedback, så kommer der et punkt, hvor det ikke er rart længere. Hvor det bryder med den 'hygge', som mange danskere også elsker. Og hvor det bryder med lighedsidealet, fordi chefen pludselig skal optræde som autoritet over for medarbejderen. 

Nu er ledere naturligvis forskellige. Det gælder også danske ledere.

I den ene ende af spektret kan du finde ledere, der er så konfliktsky, at de helt lader være med at give den negative feedback, de ellers har på hjerte.

I den anden ende af spektret finder du ledere, der kan finde på at kritisere en medarbejder åbent foran en gruppe kolleger. Den 'danske arbejdsplads-konsensus' er dog, at det er rigtig dårlig stil.

De fleste danske ledere vil give negativ feedback på tomandshånd og bruge et mindre direkte og mere diplomatisk sprog end ellers.

Og så er idealet helt klart, at den negative feedback skal være konstruktiv: Du skal ikke som chef skælde dine medarbejdere ud, men coache dem på, hvordan de kan ændre sig i den ønskede retning. Hvordan det ideal så udleves i praksis, afhænger naturligvis af den enkelte leders kompetencer!

Positiv feedback gives også bedst på tomandshånd

Her en historie fra en almindelig dansk arbejdsplads:

Chefen har til det ugentlige fællesmøde indført et indslag kaldet 'Pralhalsrunden'.

Her kan medarbejderne fortælle om en succes, de har haft, eller en opgave de har løst særlig godt.

Nu bliver der normalt talt rigtig meget til danske møder, men når det kommer til 'Pralhalsrunden', så sænker tavsheden sig.

Her skal vi have fat i den såkaldte 'Jantelov', der spiller en vigtig rolle i dansk kultur, også på arbejdspladsen. Essensen af Janteloven er, at du ikke skal tro, at du er noget. Og du skal helt sikkert ikke tro, at du er bedre end andre!

Så det vil typisk ikke falde i god jord hos kollegerne, hvis du buser frem med dine egne succeser.

Det er mere spiseligt, hvis det er en kollega, der siger noget pænt om dig.

Men hvis din chef roser dig foran en gruppe kolleger, vil mange medarbejdere også opleve det som akavet. Så når det kommer til positiv feedback, er det på danske arbejdspladser typisk også tryggere for både chef og medarbejder at tage det på tomandshånd.

Den årlige MUS-samtale (der sjældent er elsket af hverken chef eller medarbejder!)

Før vi afslutter karakteristikken af dansk feedback-kultur set indefra, skal vi lige omkring den årlige medarbejderudviklingssamtale – også kendt som MUS.

I Danmark skal alle offentlige arbejdspladser holde MUS-samtaler. På private arbejdspladser er det ikke obligatorisk, men hvis man ikke bruger MUS-samtaler, bruger man nok en anden form for årlig medarbejder-samtale / performance-evaluering. Typisk er der et skema involveret, som lederen udfylder inden samtalen.

Kort fortalt er målet med det hele at få en god snak om medarbejderens udvikling og trivsel, til gavn for både medarbejderen og virksomheden.

Men spørger du rundt blandt danske medarbejdere, så er MUS-samtalen ikke elsket af mange. Det samme gælder for cheferne.

For MUS-samtalen kan ende som en stiv og kunstig omgang, der ikke matcher de danske arbejdsplads-idealer om lighed og 'frihed under ansvar' særlig godt.

Tit ville begge parter have foretrukket at holde sig til den uformelle ad hoc-feedback, som medarbejderen kan efterspørge hos sin leder i hverdagen, når der er behov for det.

Dansk feedback-kultur set udefra

Nu skifter vi perspektiv og undersøger, hvordan dansk feedback-kultur bliver oplevet af ikke-danskere.

Gennem de 16 år, C3 har eksisteret, har vi talt med tusindvis af internationale medarbejdere. Nogle af dem arbejder på danske arbejdspladser. Andre har fysisk arbejdsplads i lande verden over, men er ansat i virksomheder med hovedkvarter i Danmark og har tit danske chefer.

Udover det har vi samlet input fra andres undersøgelser og i vores netværk.

Naturligvis er der også her store variationer afhængig af, hvilke virksomheder de internationale medarbejdere arbejder i, hvilke chefer de har, og hvilken kulturel bagage de selv har med.

Men alligevel er der nogle gennemgående mønstre i de internationale medarbejderes stemmer – både hos dem, der trives godt med den danske feedback-kultur, og hos dem, der er mere kritiske.

De mønstre finder du i de tre afsnit herunder.

Hvorfor er min danske chef ligeglad?

"Min danske leder giver mig ingen feedback, og jeg synes, det er så ukonstruktivt. Jeg aner jo ikke, hvordan det går."

"Når der er nogle problemer, så siger danskerne tit "Ja det finder vi ud af, det kan vi jo altid komme tilbage til, og vi kan jo lige tage en kop kaffe…". Hvad er det for noget vattet noget? Det er uambitiøst, det er uprofessionelt, det er useriøst."

"Jeg kan simpelthen ikke genkende de her værdier, som vores virksomhed skulle stå for, i min leders kommunikation. Hvis han gerne vil have 'høj kvalitet' og 'løbende udvikling', hvorfor pokker giver han mig så ikke et klap over fingrene, når jeg ikke gør det godt nok, og en ros, når jeg gør det godt nok? Fordi så ville det jo være meget mere trygt for mig."

"Så siger min danske leder: "Jamen, prøv nu bare dit bedste og gør, hvad du synes. Du ved, du kører bare derudad. Du forsøger dig bare frem, og jo jo, hvis du havner i grøften, så skal jeg da nok lige hjælpe dig op igen. Men det er virkelig grænseoverskridende og utrygt for mig at gøre det på den måde!"

"En af mine danske kolleger har sagt til mig, at det er mit eget ansvar at sige til min chef, hvis jeg har brug for noget feedback, og så skal chefen nok give mig noget. Men det kan da ikke være rigtigt, at det skal være mit ansvar at bede om det. Det må da ligge på chefens bord!"

'Gråt i gråt'

"Der er ikke særlig meget 'juhu' her. Altså, det er bare sådan lidt, what?! Vejret er gråt. Stemningen er grå. Og så mødes vi godt nok fredag formiddag til de der megahårde boller, hvor alle sammen taler dansk."

"Når vi er kommet i mål fx med et stort projekt, mangler jeg nogle gange, at min leder fejrer vores succes. Det sker bare ikke! Så skal vi bare videre eller måske evaluere på, hvad vi kunne have gjort bedre."

"Det er vigtigt, at alle er lige i Danmark, kan jeg forstå. Men hvor er entusiasmen og highfives? Det er næsten, som om mine danske kolleger bliver glade af at snakke om fejl. Der findes ikke 100 procent succes!"

Feedback fra danskere: Direkte og uden nag

"På arbejdspladsen går danskerne normalt efter bolden, ikke personen. De giver positiv og negativ feedback, uanset rang. Om det er til en overordnet, en kunde, eller en, der er ældre end dig eller specialist. Det betyder ikke noget."

"Hvis man får negativ feedback fra sin danske leder, så taler man ud om tingene. Så er det ovre, og der er ikke noget med at føle nag. Danskere lægger det normalt bare bag sig, og så skal vi videre."

"Der kan nogle gange komme ubehagelige sandheder frem, når danskere giver feedback. Jeg tror, det er, fordi de ofte er meget direkte. De siger tingene lige ud. For mig er det noget, der giver liv og dynamik på arbejdspladsen. Men altså, det virker positivt, men for nogen også negativt med danskernes direkte facon. Det skal man lige vænne sig til."

5 råd til at skabe en kulturelt intelligent feedback-kultur

Vi har nu set på, hvordan dansk feedback-kultur kan forstås og opleves forskelligt, afhængig af, hvilke kulturelle og andre indflydelser vi selv har med i bagagen!

Vi slutter af med 5 råd til, hvordan I kan skabe en kulturelt intelligent feedback-kultur i jeres virksomhed eller team.

1. Vær nysgerrig og undersøgende

Første skridt er at være nysgerrige på, hvilke feedback-traditioner jeres lederkolleger og medarbejdere er vant til:

• Hvilke nationale, organisatoriske og andre forskelle er der på spil, når det kommer til feedback i jeres virksomhed eller team?
• Hvornår og hvordan giver ledere typisk feedback?
• Hvornår og hvordan foretrækker medarbejderne typisk at få feedback?
• Og hvilke værdier og antagelser ligger der bag de forskellige måder at give og modtage feedback på?

Når du som leder undersøger forskellige feedback-traditioner i jeres virksomhed eller team, så vær opmærksom på, hvordan du måske selv påvirker situationen.

Måske siger du som hollandsk leder: "Jeg oplever ikke de store forskelle ift. min indonesiske lederkollega, hun er faktisk lige så direkte i sin feedback, som jeg selv er".

Og det kan godt være, at hun er det. Men det kan også være, hun KUN er direkte over for dig, fordi hun tilpasser sig den hollandske feedback-stil. Og at hun tilbage i det indonesiske datterselskab har en langt mere indirekte feedback-stil.

2. Overvej om du som leder skal justere din egen feedback-stil

Når du som leder har undersøgt, hvilke feedback-traditioner dine medarbejdere har med i bagagen, så overvej, om du skal justere din egen feedback-stil.

Hvis du fx er dansk leder, så kan det sagtens være, at dine danske medarbejdere trives fint med 'intet nyt er godt nyt'-modellen. Men overvej, om nogle af dine medarbejdere med andre kulturelle baggrunde måske trives og performer bedre med en 'mere aktiv' feedback-stil.

3. Husk at tilpasse jeres 'performance review'-systemer til jeres globale datterselskaber

I C3 hører vi af og til fra folk ansat i lokale datterselskaber, der river sig i håret over de 'performance review'-systemer, der er rullet ud fra det danske hovedkvarter. De skal udfylde lange skemaer, hvor halvdelen af spørgsmålene simpelthen ikke giver mening i den 'lokale virkelighed' i fx Brasilien, Indien eller Kina.

Lige meget hvilket 'performance review'-system jeres virksomhed har valgt at bruge, så er målet sikkert at udvikle og motivere jeres medarbejdere.

Men hvis I opererer på tværs af landegrænser, så husk at tilpasse jeres systemer, så de også har den ønskede effekt i jeres globale datterselskaber!

4. Negativ feedback: Vælg dine ord med omhu – og hold det på tomandshånd

Det er en særlig kunst som leder at give negativ feedback på en måde, der opfattes som respektfuld, fair og nyttig for medarbejderen. Selv i teams, der ikke rummer mange kulturforskelle.

Men når du som leder skal give negativ feedback til medarbejdere med andre kulturelle baggrunde end din egen, skal du træde ekstra varsomt.

Erin Meyer, der er forsker ved den internationale business school INSEAD, har undersøgt, hvor direkte folk typisk giver negativ feedback i arbejdskulturer verden over.

I den allermest direkte ende af spektret finder du arbejdskulturer som den hollandske og tyske. Her er det typisk fint, at du formulerer negativ feedback meget ligefremt og eksplicit.

I dansk arbejdskultur er negativ feedback også ret direkte, set i forhold til resten af verden – men som før nævnt faktisk ikke helt så direkte, som den danske kommunikationsstil ellers er.

I den mest indirekte ende finder du mange arbejdskulturer i Øst- og Sydøstasien. Her bliver negativ feedback typisk formuleret i meget diplomatiske og subtile vendinger. Og så bliver kritik tit serveret sammen med positiv feedback, der kan bløde det negative budskab op.

Hvis du er i tvivl om, hvor direkte du skal levere din negative feedback, så start forsigtigt. Du risikerer typisk mere ved at være for direkte (og måske virke grov eller respektløs) end ved at være for indirekte (her kan det være, budskabet ikke trænger igennem – men så må du skrue lidt op næste gang!).

Brug samme tommelfingerregel, når du vælger rammerne for din feedback: I nogle arbejdskulturer er det OK at komme med negativ feedback til en medarbejder, selvom der er andre til stede – men er du det mindste i tvivl, om det er passende, så hold det på tomandshånd.

5. Vær tålmodig

Måske beslutter I, at I ønsker at skabe en ny feedback-kultur i jeres globale organisation.

Så husk, at den slags kulturændringer tager masser af tid og energi! For den måde, vi giver hinanden feedback på, bygger på dybt indlejrede antagelser og forventninger, som vi måske ikke engang er bevidste om.

Her et eksempel fra en lederuddannelse, der havde en dansk underviser og både danske og kinesiske deltagere:

Undervejs kobler underviseren deltagerne sammen to og to, og så skal de give hinanden feedback på de bidrag, de indtil videre er kommet med gennem uddannelsen.

En af de kinesiske deltagere har følgende feedback til den danske leder, han er teamet op med: "Du er simpelthen for fed. Du dyrker ikke nok motion. Du skal tabe dig."

Den danske leder bliver knaldrød i hovedet og bryder så sammen i grin. Det var helt sikkert ikke den type feedback, han havde forventet!

Sådan kommer du videre

Skal vi hjælpe jer med at udvikle en kulturelt intelligent feedback-kultur? Kontakt os for en snak.

Skal vi klæde jeres internationale medarbejdere godt på til at navigere i dansk arbejdskultur? Læs om vores:

• danske kulturtræning for internationale medarbejdere i Danmark
• danske kulturtræning for jeres lokale ansatte verden over
• skræddersyede forløb for internationale medarbejdere og familier, der skal bo og arbejde i Danmark

Vil du have mere inspiration til dit tværkulturelle arbejde? Så følg os her på LinkedIn – og tilmeld dig vores nyhedsbrev i formularen herunder.