Forbedring af det globale online-samarbejde hos Grundfos IS - User Experience Center
Arbejder du i globale teams, hvor der er mange og vidtrækkende kulturelle forskelle OG det meste af den tværkulturelle kommunikation foregår online, så I sjældent mødes face-to-face? Så har du brug for en stærk kulturel intelligens og praktiske redskaber til at gøre jeres online-møder og snakke så dynamiske og interaktive som muligt.
Det var tilfældet for Grundfos IS-afdelingen GIS-UXC, der hovedsageligt består af danskere og filippinere.
De 16 medarbejdere i afdelingen kommunikerede primært virtuelt med brug af chat, e-mails, samtaler via Skype/Teams og planlagte online-møder.
Afdelingen havde et stærkt ønske om at styrke og forbedre deres virtuelle, globale samarbejde og at gøre deres online-møder mere dynamiske og interessante, og de ønskede også at sikre, at flere stemmer kom til orde på møderne.
Her nogle af de mange spørgsmål, som afdelingen virkelig ønskede svar på:
- Hvordan skaber vi engagement til vores møder?
- Hvordan håndterer vi vores kulturelle forskelle?
- Hvordan sikrer vi tilgængelighed, når der er behov for et hurtigt svar?
- Hvordan opbygger vi relationer til hinanden, når vi altid samarbejder online?
Træningsløsningen
Grundfos IS - User Experience Center kontaktede C3 Consulting, så vi kunne designe et virtuelt træningsprogram, der kunne hjælpe dem med at nå deres mål.
Programmet blev designet og co-faciliteret af C3's adm. direktør og cheftræner, Annette Dahl, og C3's specialist i virtuelt samarbejde, Line Mørkbak.
C3 samarbejdede med Grundfos IS - User Experience Center over ca. en måned, og læringsprocessen omfattede tre 2-timers online-workshops og samarbejde i de globale teams ind imellem workshopsene.
Vi gjorde brug af både asynkrone og synkrone online-værktøjer for at skabe transparens under hele læringsprocessen – som fx værktøjerne Mentimeter, Padlet og Jamboard, for bare at nævne nogle stykker.
Som altid i C3 var en rød tråd gennem hele processen et fokus på at skabe psykologisk sikkerhed og minimere risikoen – Risk (Risk er en af de 4 dimensioner i C3's 4R-model – læs mere i artiklen her om modellen og om hvorfor det er vigtigt at minimere risikoen i globale arbejdssituationer).
Det er en afgørende faktor at være bevidst om i alle online-samarbejder, og det er endnu vigtigere, når der er store kulturelle forskelle i forhold til Risk – hvilket var tilfældet med team-medlemmerne fra hhv. Danmark og Filippinerne.
I løbet af træningsprogrammets online-workshops skabte kollegerne et fælles sprog og indså, at netop denne kulturforskel faktisk gør en stor forskel i deres samarbejde – og også at der er mange muligheder for at 'mødes på midten' – på sikker grund, så alle frit kan bidrage med deres input.
Det er dog ikke et quick-fix, og forandringerne vil tage tid, da der er tale om nogle dybt rodfæstede vaner og adfærdsmønstre, som begge parter skal ændre. Men med en styrket gensidig tillid, en skærpet nysgerrighed og fælles redskaber til at skabe gensidig forståelse og respekt, så er afdelingen her rigtig godt på vej!
Feedback fra deltagerne
Deltagerne på træningsprogrammet har efterfølgende reflekteret over, hvad de har lært, og hvordan de kan implementere de nye læringer i deres daglige arbejdsliv.
Vi er rigtig glade for at dele nogle af refleksionerne her:
- Jeg fik en masse tips & tricks til, hvordan du bedst håndterer og forbereder online-møder
- Jeg lærte at være mere eksplicit omkring, hvad vi kan forvente i vores online samarbejde
- Vi skal virkelig huske at begynde vores online-møder med 'isbrydere', der kan løfte stemningen
- Jeg vil også være mere nysgerrig på den person, jeg samarbejder med
- Jeg kunne rigtig godt lide tempoet i træningen – du er nødt til at være koncentreret hele tiden, og tiden flyver bare afsted
- Jeg kunne godt lide strukturen, hvor vi ikke bare lyttede, men også delte vores egne input og havde gode diskussioner
Et stort tak fra os i C3 til Henrik René Jensen, Senior Manager fra Grundfos IS - User Experience Center, og alle I andre fra teamet. Line og jeg (Annette) nød så meget at arbejde med jer!
Vil du vide mere?
Vil du vide mere om, hvordan vi kan hjælpe jer med at optimere performance i jeres globale, virtuelle teams?
Se også vores blogindlæg om virtuelt samarbejde:
