7 smarte redskaber, der kan styrke jeres virtuelle samarbejde
Er samarbejde i virtuelle teams en del af din hverdag? Eller er du leder for medarbejdere, der arbejder fra andre lokationer end dig? Så læs med her og få en intro til 7 virtuelle redskaber, der gør det lettere at opbygge relationer, dele informationer og samarbejde effektivt på distancen.
Samarbejde på distancen er i dag en del af stadigt flere menneskers arbejdsliv.
Og det er en udvikling, som tit skaber udfordringer.
For hvordan lærer du dine kolleger rigtigt at kende, når I sjældent, eller måske aldrig, mødes face-to-face? Og hvordan kommunikerer I effektivt med hinanden, så I ikke drukner i e-mails eller går under af kedsomhed til timelange videomøder?
Vores egen virksomhed, C3 Consulting, er født virtuel, da vi fra starten har fravalgt at have et fysisk kontor og samarbejder virtuelt med vores globale netværk af trænere, medarbejdere og praktikanter, der er baseret både i og uden for Danmark.
Vi er derfor altid på udkig efter nye metoder og redskaber, der kan styrke vores virtuelle samarbejde. Her i efteråret har vi sammen med Line Mørkbak, en af C3's eksperter i virtuelt samarbejde, udvalgt og testet en lang række virtuelle samarbejdsredskaber.
Og vi vil selvfølgelig gerne dele resultaterne af vores test med dig :)
Så herunder får du en intro til 7 af vores favorit-redskaber og input til, hvordan hvert af redskaberne kan styrke jeres samarbejde på distancen.
Trello – Skab et fælles overblik over jeres projekter
Vi starter med Trello, der er opbygget med en slags virtuelle opslagstavler, som kan hjælpe dig og dine samarbejdspartnere med at organisere selv omfattende projekter.
Når I ikke befinder jer på samme sted, og I måske endda arbejder i forskellige tidszoner, kan I nemt miste fornemmelsen for, hvad hinanden laver, og hvor langt hver af jer er i processen. Måske har I også hver for sig en følelse af at være isolerede frem for at føle jer som del af et samlet team.
Her kan Trellos virtuelle opslagstavler hjælpe jer med både at bevare overblikket og samtidig styrke jeres følelse af samhørighed.
I kan på jeres projekts opslagstavle oprette cards for hver af de enkelte arbejdsopgaver. Cards er en slags virtuelle post-it-sedler, hvor I fx kan se, hvem der arbejder med en opgave, og hvor langt de pågældende er med opgaven. I kan også kommentere på opgaverne og arkivere cards, når en opgave er afsluttet.
Der er en gratis version af Trello, der er ganske omfattende og kan dække mange behov. Det er et fleksibelt værktøj, der er let at komme i gang med at bruge, og du kan downloade det til både din desktop og din telefon.
> Link: https://Trello.com
Zoom – Afhold professionelle videomøder og webinarer
Lige meget hvem du samarbejder med på distancen, så er videomøder et kommunikationsværktøj, der er svært at komme uden om.
Videomøder kan have et dårligt ry. Måske har du selv deltaget i videomøder, som du oplevede som overfladiske, dræbende kedsommelige og faktisk lidt spild af tid.
Men sådan behøver det ikke at være. Når videomøder er en dårlig oplevelse, skyldes det tit, at der ikke er sat de rigtige rammer for videomøderne, og at møderne bruges til de forkerte ting (hvis du vil vide mere om det emne, så læs vores blogindlæg her).
Med de rigtige rammer kan videomøder være et glimrende redskab i virtuelle samarbejder, hvor I fx kan få sat ansigt på hinanden og styrke jeres relationer.
Her er Zoom noget nær det perfekte værktøj, som du kan bruge til både videomøder og webinarer. Der er masser af nyttige funktioner, som fx skærmdeling, chatfunktion og deltageroverblik, og der er også mulighed for at optage et opkald eller at ringe ind og deltage fra telefon.
Zoom fungerer upåklageligt også på tværs af landegrænser, og så længe du har god internetforbindelse, kan du gennemføre dine virtuelle møder uden at skulle bekymre dig om tekniske problemer.
Hvis du bare har behov for at holde videomøder, så er du godt dækket ind med Zooms gratisversion, mens de mere avancerede muligheder fx ifm. webinarer kræver et betalingsabonnement.
> Link: https://zoom.us
Sococo – Opbyg relationer i jeres fælles virtuelle kontor
De fleste kan nok blive enige om, at gode relationer kollegerne imellem er et vigtigt fundament i ethvert team eller organisation.
Det gælder i endnu højere grad, hvis kollegerne sidder spredt over hele kloden – og mange af kollegerne måske er baseret i lande, hvor opbygning af relationer og tillid er helt afgørende for det gode samarbejde.
Men hvordan opbygger I relationer, hvis I sidder tusindvis af kilometer fra hinanden, og budgettet ikke giver mulighed for, at I mødes face-to-face?
Her kan Sococo komme jer til hjælp!
Forestil dig, at I har et lækkert indrettet virksomhedsdomicil med forskellige møderum, kontorer, køkken, kaffemaskine og lobby. Det er, hvad Sococo byder på, blot i en virtuel udgave.
Når I bruger Sococo, ser I jeres virtuelle kontor oppefra.
Du kan se dine kolleger, og hvor de befinder sig på kontoret. Hvis du er i samme lokale som nogle af dine kolleger, har I mulighed for at tænde for kamera og mikrofon, og så går I direkte i et videomøde. Det kan I bruge til "almindelige" virtuelle møder, hvor I har en dagsorden eller skal give en præsentation, men I har også mulighed for at mødes uformelt over en kop kaffe i sofaen og tale om jeres weekendplaner.
Med Sococo får I en følelse af at befinde jer på samme sted. I kan fx aftale i jeres virtuelle team, at i en gang om ugen logger på Sococo samtidig og så arbejder side om side, som I ville gøre, hvis I fysisk var til stede i samme bygning. I kan nemt "banke på" til hinanden, hvis I har et hurtigt spørgsmål, eller I kan mødes i sofaen og tage en uformel snak for at lære hinanden bedre at kende.
Med andre ord er Sococo et rigtig nyttigt værktøj til at opbygge relationer på distancen.
Sococo har ikke en gratisversion, men en gratis prøveperiode på 14 dage.
> Link: https://www.sococo.com
Miro – Visualiser jeres arbejdsprocesser
Hvor I som nævnt kan bruge Trello som en slags "virtuel opslagstavle", så kan Miro fungere som jeres "virtuelle whiteboard".
Mange virksomheder, der opererer globalt, har engelsk som koncernsprog. I praksis betyder det, at hvis I arbejder i globale teams, så vil mange af teammedlemmerne ikke have deres eget modersmål som arbejdssprog. Og selvom det tit bliver overset, kan de sproglige udfordringer være store barrierer for effektiv kommunikation.
Derfor kan det være en fordel at supplere det talte og skrevne ord med visuelle elementer, og det er her, Miro kommer ind i billedet.
Miros whiteboards giver dig en lang række muligheder for at visualisere processer, projekter og meget andet. Der er et hav af skabeloner, som du eksempelvis kan bruge til mindmaps, brainstorm, projektplanlægning eller kortlægning af kunderejser.
Ligesom Trello kan Miro også styrke jeres samarbejde, ved at I kan bidrage fra hver jeres forskellige lokationer og tidszoner, så I får en større følelse af co-creation frem for at føle, at I hver især arbejder med isolerede delprocesser.
Miro har en gratisversion, der inkluderer tre whiteboards, som I kan udforme præcis, som I ønsker. Det er et værktøj, der tager lidt tid at sætte sig ind i, men når du har fået det ind under neglene, åbner der sig et hav af muligheder.
> Link: https://miro.com
Retrium – Evaluer og reflekter effektivt sammen
Evaluering er lige så vigtig i virtuelt samarbejde, som det er i face-to-face-samarbejde: Hvad har vi lært? Hvad kan vi tage med videre frem?
I Retrium kaldes den slags "retrospektiver".
Med Retriums retrospektiver kan du og dine samarbejdspartnere se tilbage på fx en proces, en begivenhed eller et projekt og sammen reflektere over, hvordan I kan bruge det lærte til at forbedre jeres arbejde fremover.
Retrium har skabeloner til de mest benyttede retrospektiver som eksempelvis "What went well, what didn’t go well" eller "Liked, Learned, Lacked, Longed for", men der er også mulighed for at designe jeres helt egne retrospektiver.
Retrium er meget fleksibelt og let at komme i gang med. Der er en 30 dages gratis prøveperiode.
> Link: https://www.retrium.com
Slack – Skab en samlet platform til jeres virtuelle samarbejde
Slack er samlingspunktet for dig og dine virtuelle samarbejdspartnere og for alle de opgaver og projekter, I arbejder med.
I stedet for at have jeres kommunikation i hver jeres e-mail-indbakke, så har I med Slack mulighed for at organisere jeres kommunikation i channels.
Hver af jer har adgang til al kommunikation under de channels, som I vælger at abonnere på, hvilket giver et rigtig godt overblik.
Det er også nemt at dele filer i Slack, og så kan I integrere mange andre virtuelle samarbejdsredskaber med platformen. I kan eksempelvis integrere Miro til visualisering af jeres processer, Trello til projektplanlægning, Zoom til videokonferencer og Doodle til planlægning af virtuelle møder.
På den måde kan Slack fungere som en samlet hub for jeres virtuelle samarbejde.
Slack har en ganske omfattende gratisversion, der blandt andet giver dig mulighed for at integrere med 10 andre virtuelle samarbejdsredskaber og mulighed for 1-1-videoopkald.
> Link: https://www.slack.com
Microsoft Teams – Chat og samarbejd med dit team
Microsoft lancerede for få år siden deres nye software Microsoft Teams, der er en skarp konkurrent til Slack.
Teams gør det først og fremmest let for fx medlemmerne i et virtuelt team at chatte med hinanden. Og faktisk er chatten en kommunikationskanal, der kan være rigtig nyttig i virtuelle samarbejder, da jeres hverdagskommunikation kan foregå hurtigere og mindre formelt på chatten end via e-mails.
Chatten er den bærende funktion i Teams, men I har også andre muligheder, fx for at lave videoopkald og få hurtigt overblik over jeres kalendere.
Teams er som sagt en konkurrerende software til Slack, og de to redskaber har dermed mange overlap. Hvis du har en Office 365-konto med Office 365-licensabonnement, vil Teams automatisk være tilknyttet din konto og hvis ikke, så har Teams en gratisversion, som du kan benytte dig af uden Office 365-licensabonnement.
> Link: https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software
Vil du have mere inspiration til, hvordan du kan styrke dit virtuelle samarbejde?
I C3's nye bog, 'Global Perspectives', bidrager C3's ekspert i virtuelt samarbejde, Line Mørkbak, med et helt kapitel fyldt med konkrete tips og teknikker til dig, der samarbejder virtuelt. Du finder bogen hos WilliamDam.dk, iMusic, Saxo og masser af andre online-boghandler. Du kan få 10% rabat ved køb af min. 3 bøger – læs mere om det her.
Skal vi hjælpe jeres team eller organisation med at styrke jeres virtuelle samarbejder? Læs om C3's muligheder for skræddersyet træning i distanceledelse og træning i virtuelt, globalt samarbejde.
