Få succes i jeres hybride globale samarbejde: 7 hurtige råd

Alle snakker om det: hybridarbejde.

I takt med at corona-pandemien løsner sit greb, vender stadig flere medarbejdere tilbage til kontorerne.

Og du genkender det sikkert: Mens nogle nærmest ikke kan vente med at komme tilbage på fuld tid, ønsker andre at beholde noget af den fleksibilitet, de har oplevet under det seneste halvandet års udbredte virtuelle hjemmearbejde.

Så rigtig mange virksomheder står med den samme udfordring: Hvordan skaber vi de bedste rammer for en ny, hybrid arbejdsform, hvor nogle medarbejdere er fysisk til stede på kontoret, mens andre arbejder helt eller delvist virtuelt?

Og netop det kommer C3's specialist i virtuelt og hybridt samarbejde, Line Mørkbak, med 7 hurtige råd til her.

Lines råd fokuserer på den globale virksomhed med kontorer og medarbejdere rundtomkring i verden. Men hvis du ikke arbejder i et globalt team, så læs med alligevel – for I kan sagtens bruge rådene, selvom I ikke arbejder på kryds og tværs af landegrænser.

1. Husk at hybridt samarbejde ikke er noget nyt – og grib chancen nu for at løfte det op på et højere niveau

Allerførst: Hybridt samarbejde er ikke nyt, vi har erfaringer at trække på!

Lad os sige, du arbejder i en global virksomhed, der har hovedkvarter i Danmark og datterselskaber verden over. 

Inden pandemien var de fleste af det danske hovedkvarters medarbejdere fysisk til stede på kontoret. Medarbejderne i de lokale datterselskaber arbejdede også som udgangspunkt på fysiske kontorer rundtom på kloden.

Men forbindelsen mellem hovedkvarter og datterselskaber var hybrid. Så til et typisk videomøde i et globalt team ville der være nogle kolleger, der sad samlet i det danske hovedkvarter, og så nogle globale kolleger, der deltog virtuelt.

I dag vil medarbejdere fra både hovedkvarter og datterselskaber veksle mellem at møde ind på kontoret og deltage virtuelt til møder.

Mit første råd er: Brug den nye situation til at få løftet jeres hybride samarbejde op på et højere niveau!

Og hellere før end senere.

For undersøgelser [1] fra både den danske og globale arena peger i samme retning:

Fremtidens attraktive arbejdsplads er hybrid, da mange medarbejdere ønsker at fastholde noget af den fleksibilitet, de har oplevet under pandemien. De ønsker at bruge færre timer i pendlerkøer og have friere rammer for, hvor og hvornår de løser deres opgaver. 

Kræver det tid og energi at gøre den hybride arbejdsform til den nye normal? Ja, helt sikkert.

Men den gode nyhed er, at vi allerede ved, hvad der virker! De sidste 15-20 år har globale firstmovers afprøvet og udviklet nye, hybride samarbejdsformer, og mange af dem har gjort det rigtig godt.

2. Lav en 'Hybrid Collaboration Agreement' i jeres team

Når I arbejder sammen i et hybridt team, har I brug for en 'Hybrid Collaboration Agreement'.

Jeg anbefaler, at I i jeres team tager en diskussion omkring spørgsmål som:

• Hvordan får vi skabt en ny ramme for vores samarbejde, der ikke er centreret omkring det fysiske kontor?
• Hvilke nye værktøjer har vi brug for, der kan understøtte vores hybride samarbejde?
• Er der nogen ugedage, hvor vi aftaler, at alle er til stede på de fysiske kontorer?

Under pandemiens virtuelle samarbejde har I måske fået den vane, at hvis I skal vende noget med en kollega, så skal I booke hinanden til et Teams-møde. Og nogle gange vil det helt sikkert være nødvendigt, at I booker et møde i kalenderen. Men langtfra altid.

Når vi arbejder fysisk sammen, vil vi jo tit bare lige høre en kollega: Har du 10 minutter engang i dag, hvor vi lige kan vende den der opgave? Bare kom forbi mit skrivebord, når det passer.

Så fra det fysiske kontor er vi vant til, at bare fordi vi mødes, behøver det ikke være et møde. Der er også alle de uformelle snakke, hvor vi lige hiver fat i en kollega.

Og den slags kan bestemt også lade sig gøre i det hybride samarbejde. Men I skal have afklaret i jeres 'collaboration agreement', hvornår og hvordan I kan fange hinanden.

Brug gerne en visuel platform, hvor alle teammedlemmer markerer, hvor de er i den pågældende uge, og hvordan man får fat i dem.

Så kan I lynhurtigt gå ind og tjekke: Nå, Azim er på sit hjemmekontor her til formiddag, så der kan jeg give ham et kald. Og Pia er på farten nu, så er det smartest, jeg lige sender en hurtig SMS eller WhatsApp.

3. Opgradér jeres værktøjskasse: Tænk ud over Zoom og Microsoft Teams

Når vi snakker hybridt samarbejde, kommer vi ikke uden om at snakke værktøjer.

Og I har sandsynligvis behov for at få opgraderet jeres værktøjskasse!

Under pandemien er fx Zoom og Microsoft Teams mange steder blevet en fast del af hverdagen. Og det er også udmærkede værktøjer. Men hvis I virkelig vil have succes med jeres hybride globale samarbejde, så er I nødt til at tænke bredere.

Når I opgraderer jeres værktøjskasse, så gå efter værktøjer, der kan være med til at reducere 'in-person bias' og styrke den 'digitale inklusion' i jeres hybride teams. 

'In-person bias' er den ofte ubevidste tendens til at favorisere personer, der er fysisk til stede – i mødelokalet, men også i den konkrete kontorbygning, hvor vi selv befinder os.

Det er simpelthen nemmere at komme til orde på det hybride møde for Pia, Bent og Charlotte, der sidder fysisk sammen, end for Azim, Martina og Ivan, der er med på distancen. Og det er nemmere at huske at få ønsket god weekend til kollegerne henne ad gangen end til dem, vi ikke har set på kontoret den dag.

'Digital inklusion' betyder, at i det hybride samarbejde skal alt være tilgængeligt digitalt. Det er selve fundamentet for, at alle teammedlemmer bliver inkluderet og kan arbejde på tværs af tid og sted.

Et godt sted at starte er værktøjer, der kan løfte jeres hybride møder og gøre dem mere dynamiske og tilgængelige for alle.

Her har hybride firstmover-virksomheder i flere år brugt Meeting Owl, et "ugleformet" videokonference-kamera med indbygget mikrofon, som I placerer midt på bordet i mødelokalet. Kameraet dækker 360 grader og zoomer automatisk ind på den person, der taler, og viser samtidig også et panoramabillede af hele mødelokalet.

Det mindsker teknisk bøvl (fx med at få placeret kameraer i den rigtige vinkel) og giver alle en oplevelse af at være til stede i mødelokalet – også dem, der faktisk ikke er det.

I har også brug for værktøjer, der visualiserer det, I arbejder på sammen.

I kan fx bruge online-whiteboard-platformen Miro til at visualisere jeres opgaver og processer. Alle teammedlemmer kan bidrage fra de forskellige lokationer og tidszoner, så I får en større følelse af at skabe noget sammen frem for at føle, at I hver især arbejder med isolerede delprocesser.

En opgradering på tech-fronten behøver ikke være dyr. De værktøjer, der er nævnt her, fås til en overkommelig pris eller er helt gratis.

Det allervigtigste er, at I kommer i gang nu.

Så vis gerne det her blogindlæg til den relevante beslutningstager – din teamleder eller jeres IT-afdeling!

4. Tænk virtuelle kolleger først, når I designer jeres hybride møder

Lad os tage et tilbageblik på et hybridmøde i en typisk dansk-baseret, global virksomhed før pandemien:

Til mødet sidder Pia, Bent og Charlotte samlet i et mødelokale i det danske hovedkvarter, mens Azim, Martina og Ivan logger på fra hhv. Indien, Spanien og Rusland.

Mens kollegerne i mødelokalet snakker løs, oplever de virtuelle kolleger, at de har svært ved at komme til orde, og de føler, de er tilskuere frem for mødedeltagere.

Den ubevidste in-person bias, der påvirker situationen, bliver forstærket af sprog- og kulturforskelle: Alle kollegerne i hovedkvarteret er danske, og de slår over i dansk en gang imellem for at afklare nogle ting.

Gennem årene er vi i C3 ofte stødt på præcis den slags situationer. Ingen i det danske hovedkvarter har ønsket at ekskludere deres globale kolleger, de har bare ikke været bevidste om de ubalancer, der var på spil.

Den nye, hybride situation er en oplagt mulighed for at få rettet op. Hvis der tidligere har været ubalancer i jeres hybride teams, så arbejd bevidst med at skabe et fair og ligeværdigt samarbejde mellem kolleger kloden over.

Når I designer jeres hybride møder, så tænk de virtuelle kolleger først.

Det betyder fx:

• Virtuelle mødedeltagere skal nemt kunne se og høre alle i det fysiske mødelokale
• Hvis der bliver uddelt fysiske dokumenter, så sørg for at have en PDF-version klar eller mailet på forhånd til de virtuelle deltagere
• Overvej at bruge et online-whiteboard, som både virtuelle og fysiske kolleger kan tilføje deres input i – og projektér det evt. op på en skærm i det fysiske mødelokale
• Hvis I bruger et fysisk whiteboard, så kobl et kamera på, så de virtuelle kolleger nemt kan bidrage, fx ved at skrive i en chat, som en af de fysiske mødedeltagere læser op, og en anden noterer på whiteboardet

Udover de teknisk-praktiske ting handler det også om, at de kolleger, der er samlet fysisk, hele tiden skal minde sig selv og hinanden om at få inddraget de virtuelle kolleger.

Det kan I fx gøre ved at sætte en stol med et navneskilt for hver af de kolleger, der er med på distancen. I kan også placere en laptop, der viser lyd og billede fra hver af de virtuelle mødedeltagere.

Leg med mulighederne, og vær lidt kreative!

At tænke de virtuelle kolleger først betyder ikke, at man skal 'straffes' for at være fysisk til stede eller 'nøjes med laveste fællesnævner'.

Mange har savnet kollegerne under pandemien og synes, det er en fest at kunne sidde sammen igen. Og det skal I endelig nyde. I skal bare sørge for, at jeres virtuelle kolleger også kan deltage i festlighederne!

5. Brug 'in-room buddies' til at sikre, at virtuelle kolleger bliver hørt

En helt enkel metode til at sikre, at virtuelle kolleger bliver inddraget i jeres hybridmøder, er at bruge 'in-room buddies'. Helt simpelt betyder det, at I matcher alle virtuelle kolleger med en person, der er fysisk til stede i mødelokalet.

Lad os sige, at I holder møde i det globale team, og du sidder sammen med en flok kolleger i det fysiske mødelokale.

Azim deltager fra distancen, og du er koblet på som hans in-room buddy. Du kan se, han har været mute et stykke tid, og inddrager ham ved at sige: Azim, jeg ved, du er på farten og har været på mute pga. trafikstøj, men er der noget, du vil tilføje?

Det kan også være, at Azim WhatsApp'er dig: Pia, jeg vil gerne tilføje noget, men jeg vil ikke afbryde. Sig til, når timingen passer. Og når det passer ind, kan du så give Azim ordet.

Det er en meget effektiv metode til at modvirke in-person bias, fordi de kolleger, der er fysisk til stede, får et personligt ansvar for, at virtuelle kolleger ikke bliver glemt.

6. Sørg for, at alt er tilgængeligt i skyen

Den 'digitale inklusion' betyder, at når I samarbejder hybridt, så skal alt være tilgængeligt digitalt. Den naturlige forlængelse er, at alt jeres arbejde er tilgængeligt ligegyldigt lokalitet og ’bor i skyen’.

For hvis du lige noterer en smart idé ned og lægger den i skuffen på kontoret, hvordan skal du så komme videre med den, når du arbejder hjemmefra dagen efter?

Og hvis du og kollegerne på hovedkontoret fik skrevet et par hurtige ideforslag op på whiteboardet i morges, så kan I lige smutte forbi mødelokalet og se dem igen. Men hvad med jeres virtuelle kolleger?

Det er egentlig fuldstændig indlysende. Men tit kræver det alligevel et mindset-skift.

Lidt skarpt stillet op:

Hvis I har haft et gennembrud til en brainstormsession på kontoret, men ikke fået lagt resultaterne op i skyen – så bliver det usynligt, det stykke arbejde eksisterer ikke!

Og teamressourcer i jeres hybride team, der ikke er tilgængelige digitalt, er reelt ikke ressourcer for hele teamet.

Når I holder fysiske møder, kan I naturligvis skrive et gammeldags referat eller optage mødet og uploade det til skyen. Men det kan være en tidssluger at skulle skrive referater. Og hvem lytter i realiteten til optagelsen?!

Heldigvis er der mere smarte måder at gøre det på.

Hvis I bruger et fysisk whiteboard, kan I fx opsætte Beacons, som er nogle små plastik-trekanter, der indrammer, hvad der er skrevet på whiteboardet. Så kan I ved hjælp af en app tage et billede af hele whiteboardet, der så automatisk bliver uploadet til skyen.

I kan også bruge Whiteboard Owl, et whiteboardkamera, der optager al aktiviteten på det fysiske whiteboard og deler med virtuelle deltagere.

Det er en simpel opdragering af jeres mødelokaler til ikke kun at have whiteboard-tusser, men også Beacons og evt. et whiteboardkamera.

7. Skab rum for uformelle sociale aktiviteter

Det er et faktum, at savnet af kollegerne har været en af de største udfordringer under pandemien. Videomøder har der været masser af, men det har ikke kunnet erstatte den spontane snak ved kaffemaskinen eller den hyggelige frokost i kantinen.

De mange medarbejdere, der for tiden vender tilbage til de fysiske kontorer, falder nemt ind i de gamle vaner: Vi hygger os med de kolleger, der er til stede i kontorbygningen – mens kolleger, der arbejder fra andre steder, risikerer at blive glemt. Ude af syne, ude af sind.  

Når I arbejder i hybride teams, er det vigtigt, at I skaber rammer for uformelle sociale aktiviteter, hvor alle kan være med.

Måske har I en time torsdag eftermiddag, hvor I hygger med kaffe og kage i kantinen. Så sørg for, at jeres virtuelle kolleger også har noget lækkert at spise til den uformelle snak. Og vælg et digitalt værktøj, der passer til lejligheden.

I kan fx bruge SpatialChat, der er langt mere uformelt, sjovt og afslappet end platforme som Zoom og Teams.

I SpatialChat slipper I for de firkantede skærmbilleder og kan i stedet skabe jeres egen hyggelige atmosfære. I kan fx vælge baggrundsbillede af en café eller et lounge-område til jeres ugentlige ’coffee chat’.

Når I kobler på med lyd og video, kan alle kolleger bevæge sig rundt mellem hinanden med deres egne 'video-avatarer'. Når I nærmer jer nogen, følger lyd og billede med, så I kan snakke sammen i mindre grupper.

I kan også indsætte et link til musik, og jo tættere du befinder dig på linket, jo højere er musikken (lidt ligesom om du står i baren med høj musik eller vælger at sidde lidt længere væk for at have en mindre højlydt samtale).

Alle bevæger sig frit rundt, og der er ingen mødeleder, der fordeler folk i breakout-rooms. Alle er på lige fod i meget uformelle rammer.

Der er masser af andre gode værktøjer til virtuelle, sociale aktiviteter, så prøv jer frem og eksperimenter!

Og når I skal lave noget uformelt sammen i jeres hybride teams, så spørg jer selv: Er det også hyggeligt for de teammedlemmer, der er med på distancen?

Hvis svaret er nej, så design jeres aktivitet på en anden måde.

Skal vi hjælpe jer med at få succes i jeres hybride globale samarbejde?

Book en 2-timers workshop med C3's ekspert på området, Line Mørkbak, hvor I arbejder med at styrke jeres hybride globale samarbejde. Læs mere om workshoppen her.

Vi kan også tilbyde længere træningsforløb og rådgivning omkring jeres hybride globale samarbejde. Kontakt os for mere information.

Referencer

[1 ] Undersøgelser, der belyser fremtidens hybride og virtuelle arbejdsform fra forskellige perspektiver:

McKinsey Insights: What executives are saying about the future of hybrid work. Publiceret d. 17.5.2021.

McKinsey Insights: What employees are saying about the future of remote work. Publiceret d. 1.4.2021.

Buffer: The 2021 State of Remote Work. Baseret på data indsamlet mellem 14.10.2020 og 4.1. 2021.

Eurofund (European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions): Living, working and COVID-19 data. Publiceret d. 11.5.2021.

Finanssektorens Arbejdsgiverforening (FA): Ny undersøgelse: Tæt på 750.000 danskere ønsker udbredt hjemmearbejde efter genåbning. Publiceret d. 23.4.2021.